Indicaties die ongemerkt verlopen: zo voorkom je omzetverlies

Het probleem: indicaties lopen stil af

In veel ambulante zorgorganisaties staat de einddatum van een indicatie in een EPD-veld of een Excel-lijst die niemand dagelijks bekijkt. Pas bij de declaratie blijkt dat er zorg is geleverd zonder geldige beschikking.

Dat kost niet alleen omzet, maar ook tijd: herindicaties aanvragen, met de gemeente bellen en achteraf dossiers corrigeren.

Hoe het DN-portaal dit oplost

Het portaal geeft een helder overzicht van lopende en aflopende indicaties. Beheerders voegen indicaties toe en beheren ze; teamleiders zien welke zorgindicaties opvolging of verlenging nodig hebben.

• Automatische herinneringen ruim vóór de einddatum
• Teamleiders zien per team welke indicaties aandacht vragen
• Bij gedeelde cliënten één gezamenlijke herinnering — geen dubbel werk
• Op de cliëntkaart zie je wanneer en door wie de laatste herinnering is verstuurd

Zelf ervaren

In de interactieve demo log je in als teamleider of beheerder en zie je met fictieve cliënten hoe aflopende indicaties worden gesignaleerd.

Wat kost een verlopen indicatie?

Zorg die buiten de looptijd van een beschikking wordt geleverd, kan in de regel niet worden gedeclareerd. Daarnaast kost het herstel extra tijd: het opnieuw aanvragen van een indicatie bij de gemeente, het bijwerken van het dossier en het corrigeren van al ingediende declaraties.

Volgens het CBS besteden werknemers in de jeugdzorg al 38% van hun werktijd aan administratie. Elke extra correctie achteraf komt daar bovenop en gaat ten koste van tijd voor cliënten.

Praktische tips om vandaag te beginnen

Ook zonder nieuw systeem kun je het risico verkleinen. Begin met een vast moment per week waarop een teamleider aflopende indicaties controleert, en leg vast wie verantwoordelijk is voor de verlengingsaanvraag.

• Stel een signaleringstermijn vast, bijvoorbeeld acht weken vóór de einddatum
• Wijs per cliënt één verantwoordelijke toe voor de verlenging
• Leg vast wanneer en door wie de laatste herinnering is gestuurd
• Bespreek aflopende indicaties vast in het teamoverleg